Comment rédiger votre première demande de proposition

Développer une RFP demande de la patience. Répondre à une demande de propositions est également un travail coûteux et fastidieux. Seule une demande de propositions complète permettra aux fournisseurs potentiels d’établir facilement leurs propositions et d’économiser votre temps à long terme.

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Rédiger une demande de proposition (DDP) prend beaucoup de temps et d’efforts. Gwen Hannah, présidente de Trillium Employee Services, a déclaré: «La rédaction d’un appel d’offres peut être une tâche ardue. Pour cette raison, beaucoup de gens ne consacrent pas assez de temps et d’énergie à la préparation d’une demande de propositions. Cependant, il est très important de détailler vos exigences dans ce document afin que les fournisseurs puissent connaître vos besoins et vous permettre d’identifier rapidement, à partir de leurs réponses, si vous souhaitez planifier des démonstrations et poursuivre les discussions avec eux. “

Ce n’est un secret pour personne que répondre à un appel d’offres est également une tâche longue et coûteuse.

Si vous rédigez votre RFP de manière trop générale, vous créerez un formidable défi pour les vendeurs malheureux qui devront faire des va-et-vient en vous demandant de préciser les questions, puis de répondre à ces questions. Cependant, analyser vos besoins en détail et vous assurer que toutes vos exigences sont incluses dans le document ne suffit pas non plus. Seule une demande de propositions complète et très détaillée permettra aux fournisseurs potentiels d’établir facilement leurs propositions et d’économiser votre temps à long terme. Vous trouverez ci-dessous les dix principaux éléments à inclure dans votre demande de propositions.

Informations sur votre entreprise

La description de votre entreprise devrait aider un fournisseur à voir si son service répondra à vos besoins. Commencez votre demande de propositions avec les informations sur votre entreprise, y compris, mais sans s’y limiter:

  • l’histoire de l’entreprise;
  • une brève description de la société et de sa position sur le marché;
  • les objectifs de l’entreprise, en particulier ceux qui vous ont amené à rechercher un fournisseur;
  • le (s) problème (s) que le nouveau système / logiciel est censé résoudre.

Normes informatiques

Connaître votre stratégie et vos normes informatiques actuelles, y compris les exigences et les restrictions en matière de sécurité, est essentiel pour les fournisseurs. N’oubliez pas d’avertir les fournisseurs potentiels dès le début de tout problème d’intégration anticipé.

Il est possible que le nouveau système / logiciel doive s’intégrer à celui existant et s’interfacer avec d’autres composants. C’est pourquoi il est essentiel que les fournisseurs connaissent votre stratégie et vos normes informatiques actuelles, y compris les exigences et les restrictions en matière de sécurité. N’oubliez pas d’avertir les fournisseurs potentiels dès le début de tout problème d’intégration anticipé.

Motifs de la demande de proposition

Vous êtes censé expliquer pourquoi vous avez décidé de demander des propositions aux fournisseurs potentiels. Cela les aidera à comprendre ce que vous attendez du futur accord. Si vous avez déjà ou planifiez des projets liés à celui qui fait l’objet de la demande de propositions, vous feriez mieux de les mentionner également.

Description du projet

C’est le point crucial pour votre appel d’offres. Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour décrire le projet:

  • décrivez l’objectif du projet et le produit dont vous avez besoin;
  • fournissez une liste détaillée des fonctionnalités clés du produit et des améliorations apportées aux fonctionnalités, le cas échéant, ainsi que les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles avec des exemples appropriés. Si vous ne parvenez pas à décrire un certain élément, vous pouvez le comparer à quelque chose que vous avez vu dans d’autres systèmes / programmes.
  • Et rappelez-vous: mieux vos fournisseurs comprendront vos besoins, moins vous devrez répondre à de questions supplémentaires.
  • si le projet nécessite la création d’une interface graphique, décrivez le concept visuel en général et l’interface graphique en particulier. Encore une fois, des exemples et des comparaisons seront des plus utiles.
  • si le système / logiciel dont vous avez besoin ressemble à quelque chose qui existe déjà, des liens et / ou des descriptions appropriés pourraient vous aider à expliquer ce que vous demanderez à votre fournisseur;
  • déterminer en détail la configuration matérielle / logicielle du système / logiciel à créer, ainsi que la plate-forme, les langages de programmation, les outils, etc.
  • indiquer si les développeurs seront autorisés à utiliser des logiciels open source ou leurs logiciels propriétaires pouvant être personnalisés en fonction de vos besoins;
  • établir un schéma de gestion de projet;
  • indiquer le budget approximatif du projet et expliquer en détail comment les fournisseurs doivent identifier le coût estimé de la mise en œuvre;
  • spécifiez les conditions de déploiement, d’intégration, de test final et de support, ainsi que de garantie, de responsabilité, d’exonération de responsabilité et d’exonération.

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Limite de temps

Indiquant le temps imparti au projet et le délai prévu, gardez à l’esprit que ces facteurs peuvent influer sur le concept proposé par le fournisseur. Vous pouvez également inclure un calendrier de projet approximatif dans votre DP.

Description de la proposition

Les fournisseurs auront besoin de vos instructions pour préparer les propositions, notamment du nombre d’exemplaires, de la date et de l’expiration, de la personne à contacter, etc. Créez une structure pour la proposition, créez un modèle spécial et joignez-le à la demande de proposition.

Informations demandées sur un fournisseur

Vous devez disposer d’informations adéquates sur l’expertise de vos fournisseurs potentiels. Demander des résumés de travaux similaires effectués pour d’autres entreprises et des curriculum vitae du personnel impliqué. C’est également une bonne idée de savoir quelle (s) plate-forme (s) et quels fournisseurs de matériel utilisent dans leurs solutions. Si un fournisseur souhaite utiliser les services de sous-traitants et / ou de fournisseurs secondaires, demandez les informations de contact correspondantes. Si vous compilez un questionnaire qui aidera les vendeurs à révéler leur expertise et leur expérience, cela facilitera également votre propre travail en matière de comparaison de propositions.

Image parfaite du vendeur

Décidez ce qui est le plus important pour vous: les qualifications du fournisseur, la capacité de répondre aux besoins du projet, la qualité du travail, le caractère raisonnable des estimations de coûts et de temps, ou peut-être une combinaison de plusieurs facteurs.

Votre DP doit contenir la description du fournisseur qui correspond le mieux à vos besoins. Cela permettra aux fournisseurs de comprendre vos attentes vis-à-vis de la société que vous sélectionnerez pour votre projet. Définissez l’image d’un fournisseur parfait et déterminez ce qui est le plus important pour vous: ses qualifications, sa capacité à répondre aux n

besoins du projet, la plus haute qualité de travail, le caractère raisonnable des estimations de coûts et de temps, ou peut-être une combinaison de plusieurs facteurs.

Critères d’évaluation des propositions

Les fournisseurs sont censés connaître les critères que vous allez appliquer pour choisir l’entreprise avec laquelle travailler. Si le critère principal est le coût estimé de la mise en œuvre ou, par exemple, le niveau de risque, ne le gardez pas.

Confidentialité

Si votre RFP contient des informations confidentielles, vous pouvez préparer un accord de confidentialité et demander à vos fournisseurs potentiels de le signer avant de leur envoyer votre RFP. Sinon, ils peuvent l’attacher à la proposition.

Conclusion

Rédiger un bon appel d’offres signifie faire beaucoup de travail qui demande du temps et des compétences. Si vous le faites bien, vous n’aurez pas besoin de beaucoup de temps pour éliminer les propositions qui ne correspondent pas à vos exigences et pour sélectionner le fournisseur qui correspond le mieux à vos besoins. En outre, préparer un contrat avec ce fournisseur sera un jeu d’enfant car les deux parties disposeront d’informations suffisantes sur l’autre et sur l’objet du contrat.

Cependant, je vous recommande de peser votre expertise et le temps dont vous disposez avant de commencer à travailler sur une demande de propositions. Je connaissais un jeune PDG qui n’avait pas beaucoup d’expérience, mais qui était sage pour son âge; après avoir considéré sa capacité interne, il a juste engagé un consultant qui a fait un travail qui valait chaque centime. La prochaine fois, la société a utilisé cette demande de propositions comme modèle et tout a bien fonctionné. Je crois que le PDG a mis le doigt sur le doigt. Vous pouvez suivre son exemple si préparer une demande de proposition va vous coûter plus cher que de payer un spécialiste externe.